Le réflexe est de commencer par la tâche la plus pénible. C'est presque toujours une erreur: la plus pénible est souvent la plus complexe, donc la plus longue à installer et la plus susceptible d'échouer. Un premier échec coûte plus cher que le temps qu'il devait faire gagner, parce qu'il ferme le sujet pour deux ans.
Quatre critères, à noter de 1 à 5.
1. La fréquence
Combien de fois par semaine la tâche revient-elle? En dessous de trois, laissez pour l'instant. Une tâche mensuelle, même longue, rembourse trop lentement, et personne ne pensera à faire confiance au système entre deux occurrences.
2. La stabilité
La tâche suit-elle toujours les mêmes étapes? Une tâche qui change selon le client, la saison ou l'humeur ne s'automatise pas, elle se documente d'abord. Si vous ne savez pas l'écrire en huit lignes, la machine ne saura pas la faire.
3. Le coût de l'erreur
Que se passe-t-il si le résultat est faux et que personne ne le voit? Sur un classement de document, rien. Sur un prix envoyé à un client, beaucoup. Commencez par une tâche où l'erreur se rattrape, le temps d'apprendre à faire confiance.
4. La visibilité
Le gain se voit-il par quelqu'un d'autre que vous? Une tâche invisible ne convainc personne, et une première [automatisation](/fr/aios/) sert autant à embarquer l'équipe qu'à gagner du temps.
Ce que la grille donne en général
Les tâches qui sortent en tête sont presque toujours les mêmes: le tri de ce qui arrive, les réponses aux questions fréquentes, les comptes rendus, les relances. Fréquentes, stables, sans risque, et le gain se voit dès la première semaine.
Les tâches qui sortent en dernier sont les plus intéressantes à terme: le chiffrage, la négociation, tout ce qui touche à un prix. Elles viennent en troisième ou quatrième position, quand les règles ont été écrites et que la confiance est établie.
Une règle de séquence
Une tâche à la fois, et on ne passe à la suivante que quand la première tourne seule depuis trois semaines. Installer quatre automatisations en même temps donne quatre choses à moitié réglées, et il devient impossible de savoir laquelle a fait gagner du temps.
Trois semaines, c'est le délai au bout duquel les cas particuliers ont eu le temps d'apparaître. Deux semaines suffisent rarement.
L'erreur inverse
Certaines entreprises commencent par une tâche si petite que le gain ne se voit pas. Automatiser une action de deux minutes par jour économise huit heures par an et coûte plus cher à installer. Le critère de fréquence se lit avec le temps unitaire: trois fois par semaine pendant quarante minutes est un bon candidat, vingt fois par jour pendant dix secondes n'en est pas un.