Personne n'affiche ses prix, ce qui rend la comparaison impossible et la décision lente. Voici des ordres de grandeur, avec ce qui les fait bouger.
Trois niveaux, trois budgets
Un outil que vous configurez vous-même. Un abonnement à un assistant générique, entre 20 et 200 CHF par utilisateur et par mois. Vous payez l'outil, pas le résultat. Il ne connaît ni vos clients, ni vos prix, ni vos process, et il faut tout lui réexpliquer à chaque fois. Bon choix pour un indépendant qui veut rédiger plus vite. Ce n'est pas de l'automatisation.
Quelques automatisations ponctuelles. Un prestataire branche deux ou trois tâches précises : les factures qui arrivent, les réponses standard, la publication. Comptez 3 000 à 12 000 CHF de mise en place selon le nombre de tâches, puis 100 à 400 CHF par mois d'hébergement et de maintenance. Le retour se mesure vite parce que le périmètre est petit.
Un système installé. La machine connaît l'entreprise : ses outils, ses documents, ses clients, ses règles. Elle enchaîne des tâches complètes plutôt que d'en exécuter une. Selon la taille, entre 8 000 et 40 000 CHF d'installation et 200 à 800 CHF par mois. C'est plus cher, et c'est le seul niveau où le temps gagné se compte en journées et pas en minutes.
Ce qui fait varier la facture
Le nombre d'outils à connecter. Chaque connexion est du travail. Une entreprise sur trois logiciels coûte moins cher qu'une entreprise sur huit, à taille égale.
L'état des données. Un catalogue propre, des fiches clients à jour et des documents rangés font gagner des jours. Un dossier partagé avec quinze ans de fichiers sans convention de nommage les fait perdre. C'est le poste le plus sous-estimé de tous.
Le niveau d'exigence sur l'erreur. Une réponse client qui part sans relecture coûte moins cher à installer qu'un devis chiffré qui doit être juste au franc près. Le contrôle se paie.
Les langues. Travailler en français, allemand et anglais demande plus de travail que de rester monolingue. Pas trois fois plus, mais plus.
Les trois postes que les devis oublient
L'hébergement. Un système tourne quelque part, et ce quelque part se paie tous les mois. Un devis sans ligne d'hébergement est un devis incomplet.
Le temps de vos gens. Il faut quelqu'un chez vous pour répondre aux questions, valider les règles et relire les premiers résultats. Comptez deux à cinq jours étalés sur l'installation. Ce temps n'apparaît sur aucun devis et il est bien réel.
Les corrections des trois premiers mois. Aucune installation n'est juste du premier coup. Demandez ce qui est inclus après la livraison et pendant combien de temps. Une garantie de six mois n'est pas un cadeau, c'est ce qui distingue un prestataire qui reste d'un prestataire qui livre.
Comment savoir si le prix est bon
Ne comparez pas deux devis entre eux, comparez chaque devis à ce que la tâche vous coûte aujourd'hui. Une tâche qui occupe six heures par semaine à 60 CHF de l'heure coûte environ 18 000 CHF par an. Un système à 12 000 CHF qui en enlève les deux tiers se rembourse en dix mois.
Si vous ne savez pas ce que la tâche vous coûte aujourd'hui, ce chiffre est le premier à établir, avant de demander le moindre devis.