Vous n'avez pas besoin d'un audit pour savoir si une tâche est [automatisable](/fr/aios/). Cinq questions suffisent, et vous pouvez y répondre seul, ce matin.
1. Est-ce que je pourrais l'expliquer à un stagiaire en dix minutes?
Si oui, c'est bon signe. Une tâche explicable est une tâche dont les règles existent, même si personne ne les a écrites. Si l'explication commence par « ça dépend » trois fois de suite, la tâche n'est pas prête: ce sont les « ça dépend » qu'il faut écrire d'abord.
2. Est-ce que je fais la même chose à chaque fois?
Regardez les cinq dernières occurrences. Si les étapes sont identiques et que seul le contenu change, c'est automatisable. Si l'ordre change, si certaines étapes sautent selon le cas, il y a en réalité plusieurs tâches derrière une seule, et il faut les séparer avant.
3. Est-ce que l'information nécessaire existe quelque part?
C'est le point qui décide. Une machine ne devine pas. Si pour répondre à un client il faut consulter une commande, cette commande doit être accessible quelque part. Si elle est dans la tête de quelqu'un ou sur un carnet, la tâche n'est pas automatisable aujourd'hui, elle est documentable.
4. Est-ce que je verrais l'erreur?
Une erreur invisible est une erreur qui coûte cher. Si le résultat part directement chez un client ou dans la comptabilité sans que personne ne le regarde, il faut soit un contrôle, soit renoncer. Les tâches dont le résultat reste en interne sont les meilleures pour commencer.
5. Est-ce que ça revient assez souvent?
Trois fois par semaine est le seuil pratique. En dessous, le temps d'installation ne se rembourse pas, et surtout personne ne prend l'habitude.
Le résultat
Cinq oui: automatisable maintenant, c'est un bon premier chantier.
Quatre oui dont un non sur la question 3: la tâche attend que l'information soit rangée. Ce rangement est souvent le vrai projet, et il a de la valeur même sans IA derrière.
Trois oui ou moins: laissez. Il y a certainement une autre tâche chez vous qui en fait cinq, et c'est par elle qu'il faut commencer.
Le piège de la tâche qui semble simple
« Répondre aux e-mails » ressemble à une tâche. Ce n'en est pas une, c'en est douze: la demande de prix, la réclamation, la question de livraison, la relance fournisseur. Chacune passe le test différemment. Testez la plus fréquente des douze, pas le paquet.
C'est la raison pour laquelle un projet formulé comme « automatiser les e-mails » échoue, alors que « répondre automatiquement aux demandes de délai de livraison » réussit.